Contar con un referente, sobre todo cuando se implementa una nueva herramienta tecnológica como puede ser un ERP es fundamental para el éxito del proceso. Este referente actúa como un punto de contacto clave para el implementador. El referente desempeña varios roles cruciales:
1. Facilita la adopción de la tecnología:
El referente se encarga de coordinar al equipo interno durante la implementación, resolviendo dudas y ayudando a los empleados a adaptarse más rápidamente.
2. Comunicación eficaz:
Priorizar los requisitos de todos los departamentos.
3. Capacitación y soporte:
El referente suele planificar y ejecutar sesiones de capacitación para los usuarios finales.
4. Resuelve problemas rápidamente:
Durante la implementación de nuevas tecnologías, es normal que surjan inconvenientes. El referente actúa como el primer punto de contacto para resolver problemas internos, lo que ayuda a reducir los tiempos de inactividad y mitiga posibles frustraciones.
5. Cultura del cambio:
Un referente confiable puede ser un «campeón» del cambio, promoviendo los beneficios de la nueva herramienta y ayudando a generar entusiasmo en la organización. Esto es importante para reducir el temor o la resistencia que puede surgir con una nueva tecnología.
6. Feedback continuo:
El referente también es responsable de recopilar comentarios de los empleados que usan la nueva herramienta. Estos comentarios son valiosos para ajustar la implementación según las necesidades reales del equipo y para mejorar la experiencia de usuario.
7. Responsabilidad y seguimiento:
Tener un referente asignado garantiza que alguien supervise de cerca el proceso de implementación, desde la planificación hasta la ejecución. Esta persona puede monitorear el progreso, asegurarse de que se cumplan los plazos y que se alcancen los objetivos establecidos.
8. Optimización de recursos:
Al tener un experto o referente que conoce bien la herramienta, se minimizan los errores y se optimiza el uso de la tecnología, lo que a su vez puede generar ahorros de tiempo y costos para la empresa.
9. Evaluación de resultados:
Después de la implementación, el referente puede evaluar el impacto de la nueva herramienta, identificando mejoras en la productividad o áreas donde la tecnología aún no está dando los resultados esperados. Esto permite realizar ajustes para maximizar los beneficios.
10. Adaptación a la cultura organizacional:
El referente entiende tanto la tecnología como la cultura interna de la empresa, lo que facilita la adaptación de la herramienta a las necesidades y dinámicas específicas del equipo.
En resumen, contar con un referente durante la implementación asegura una transición más fluida, minimiza el riesgo de fallos y maximiza el retorno de la inversión en tecnología, por eso es muy importante saber elegir el adecuado. Para ello, es necesario buscar a alguien que tenga familiaridad con el negocio y los flujos de trabajo, contar con autoridad para tomar decisiones, habilidades de comunicación, y sea respetado por el equipo. Debe ser proactivo, capaz de resolver problemas rápidamente y estar comprometido con el éxito de la implementación.
